Música ao vivo em evento corporativo: o que definir antes de contratar

Em um evento corporativo a música raramente é o motivo de as pessoas estarem ali. Justamente por isso ela precisa ser bem planejada: quando funciona, ninguém repara; quando falha, todo mundo percebe. Estas são as decisões que vale tomar antes de pedir uma proposta.

1. Qual é o objetivo do evento

Um lançamento de produto, um jantar de relacionamento e uma convenção de vendas pedem climas diferentes. A música deve reforçar o objetivo, e não seguir o gosto de quem organiza. Um bom ponto de partida é descrever em uma frase como as pessoas devem se sentir ao sair.

2. Em que momentos haverá música

Vale mapear o roteiro completo e marcar onde a música entra:

• recepção e credenciamento;
• coquetel;
• entradas no palco e transições entre falas;
• entrega de prêmios;
• encerramento e confraternização.

Cada um desses momentos tem volume, duração e repertório próprios. Em premiações, as entradas e entregas costumam durar poucos segundos, e a banda precisa de deixas combinadas com o cerimonial.

3. Quanto as pessoas vão conversar

É a pergunta mais importante para o coquetel. Se o objetivo é relacionamento, a música tem de permitir conversa a um metro de distância sem ninguém levantar a voz. Isso define a formação (em geral pequena) e o posicionamento dos músicos no salão.

Em evento de relacionamento, o volume certo é aquele em que ninguém precisa repetir uma frase.

4. O que a marca permite

Algumas empresas têm diretrizes sobre repertório, idioma das canções ou vestuário de quem sobe ao palco. Se houver, isso deve chegar no briefing, junto com o manual de identidade quando a formação aparece em fotos e vídeos oficiais.

5. A estrutura do local

Antes de fechar a formação, é preciso saber:

• área e altura do palco, se houver;
• pontos de energia e sistema de som da casa;
• horário de acesso para montagem e passagem de som;
• regras do espaço sobre volume e horário de término.

Hotéis e centros de convenções costumam ter janelas de montagem curtas. Uma produção que acompanha no local resolve esses detalhes com a equipe da casa, sem envolver quem organiza o evento.

6. Quem aprova o quê

Eventos corporativos têm várias pessoas opinando. Definir desde o início quem aprova repertório e roteiro evita mudanças de última hora, que são o maior risco para a qualidade da apresentação.

O briefing em cinco linhas

Para receber uma proposta precisa, basta informar: data e local, número de convidados, objetivo do evento, momentos em que haverá música e eventuais restrições da marca. Com isso é possível indicar a formação, o repertório e a logística do dia.